“Ruangannya dipakai mungkin.” │”Rasanya nggak.” │
“Sempat terpikir nggak, kenapa ruangan itu mungkin nggak lagi dipinjamkan?” │
“Apa?” │
“Kalau ada acara selalu molor, kasihan petugasnya, ini khan bukan hari kerja.” │ “.....Kata siapa?” │
“Petugasnya sendiri yang bilang, ke aku.”
Obrolanku dengan Rofik hari itu banyak benarnya,
mengapa kegiatan sampai harus tak beruang di fakultas sendiri, mengapa kegiatan
luar biasa dan terapresiasi baik harus berbatas waktu, ya mungkin memang itu
alasannya, ‘pasti molor’, lalu berimbas pada apapun tentang acaranya.
Lalu, salah siapa? Mau tidak mau, ini adalah
kesalahan panitia, mereka berjanji pinjam ruang hingga pukul X lalu eksekusinya
Y atau mungkin Z. Lebih spesifik lagi, ini adalah tanggung jawab Sie. Acara,
sang pengatur waktu. Banyak yang bilang menjadi Sie. Acara itu fun, tapi tak sedikit yang menyandangnya
sebagai beban. Beban datang ketika tidak berhasil membayangkan konsep dan
berlarut-larut sehingga eksekusi gagal dan terkesan seadanya.
Well,
pernah jadi Sie. Acara? Bertahun-tahun hidup sebagai Sie. Acara dan berkaca
pada event nasional sukses yang hanya
punya 3 orang Sie. Acara, membuatku mengerti banyak cases seputar acara dan merangkumnya dalam beberapa tips berikut.
Detail dalam Petunjuk Teknis
Petunjuk teknis adalah tabel sangat detail berisi tahapan
acara, waktu, PJ (penanggung jawab), panitia yang terlibat, dan teknis/
keterangan. Sementara rundown berupa
cerita pendeknya. Hal yang harus digarisbawahi di sini adalah detail, banyak
kegiatan yang menjadikan juknis hanya sebagai persyaratan ─yang
penting ada, padahal kunci kegiatanmu ada di teknis, dan padahal mungkin tidak
semua panitia mendengar briefing
suatu pagi.
Untuk mendapatkan detail, pembuat juknis harus
berkonsentrasi penuh, membayangkan dirinya berada pada hari H. Teknis/
keterangan akan lebih banyak berisi upaya pencegahan prediksi. Misalnya acara
yang pesertanya banyak sedangkan waktu registrasi bersih hanya 15 menit, ‘KSK : peserta dilayani cepat, setelah ttd
menunjukkan KTM, bagi 2 absensi’, atau acara tersebut menampilkan galeri mini,
‘Panitia (sebut nama) jaga barang tetap tertata dan tidak iseng diambil
peserta’.
Juknis bukan lagi menulis jobdesc standar tiap panitia (misal Panitia X : ON), karena dari
awal mereka pun tahu harus apa. Sekali lagi, tekankan pada upaya pencegahan
kemungkinan, itulah juknis.
Pintar Membagi Waktu
Kualitas Sie. Acara
biasanya ditentukan oleh dua hal, alokasi waktu dan konsep. Memang, acara
mundur adalah sesuatu yang wajar, namun sebaiknya dihindari dan sedapat mungkin
dikendalikan. Untuk acara yang melibatkan orang banyak, lebihkan waktu hingga
kisaran 15 menit karena menggerakkan banyak orang membutuhkan waktu.
Jika ada bagian acara
yang mengharuskan mengundang orang penting (sambutan/ pengisi materi), terus
pantau konfirmasinya dari H-1 hingga 2 jam sebelum acara. Orang penting
biasanya punya schedule mendadak yang
akan mengubah prioritas. Lebihkan waktu 3-5 menit untuk upaya pemanggilan,
wajib sertakan satu orang PJ yang bertanggung jawab atas kehadiran/
kedatangannya.
Siapkan 2 Plan
At least, siapkan 2 plan.
Apapun bisa terjadi dalam sebuah kegiatan, baik kecil maupun besar, sematang
apapun persiapan. Sie. Acara menang dalam urusan prediksi. Seandainya
prediksinya salah, prediksi lain yang muncul. Variasi plan dapat berupa
pengurangan waktu istirahat, perubahan susunan acara, atau ada/tidaknya ice breaking. Ini sangat membantu dalam
pernyataan ‘Acaramu boleh molor di awal, tapi nggak boleh molor di akhir’ atau ‘Acaramu harus jalan, yang penting
nggak dibatalin.’
Konsep Matang
Poin ini harus
membawa ingatan kembali pada pertanyaan ‘Untuk apa kegiatan ini diadakan?’ Sie.
Acara wajib sekali punya pikiran anti biasa-biasa saja. Jika kegiatan yang
sedang diusung adalah kegiatan baru, buatlah kegiatan ini menginspirasi
siapapun untuk mengadakannya lagi di kemudian hari, setidaknya meniru
konsepnya. Jika kegiatan ini adalah kegiatan rutin/ tahunan, buatlah inovasi.
Pada intinya, membuat
kegiatan itu harus menyenangkan setidaknya dua pihak, peserta dan panitia,
sehingga kegiatannya akan dikenang kemudian. Upayanya bisa saja ditambahkan
acara inspiratif seperti sharing/ charity,
pemilihan pengisi materi yang menguatkan suasana, berpikir dan membayangkan
diri sebagai peserta sehingga acara menjadi lebih ‘merakyat’. Nah, untuk ini,
Sie. Acara dituntut untuk banyak ide. Mungkin mengikuti acara serupa di tempat
lain atau banyak berbincang seputar acara yang baik akan menambah wawasan.
Memang di Belakang Panggung
Jauhkan pemikiran
bahwa Sie. Acara adalah panitia paling penting/ paling terkenal. Semua yang
terjadi dalam kegiatan Sie. Acara adalah sebuah konsekuensi dan wewenang. Untuk
menjadi MC/ orang berpengaruh dalam kepanitiaan, tidak perlu melulu
berorientasi pada Sie. Acara, ini adalah pemikiran yang salah. Jika kita memang
berbakat, hal seperti itu akan datang dengan sendirinya, panitia apapun kita.
Sesungguhnya Sie.
Acara sibuk di belakang panggung. Sie. Acara akan menjadi time keeper, koordinator
lapangan, penjemput pemateri, pembuat petunjuk teknis, pembuat konsep, dll.
Jika berpikir bahwa Sie. Acara adalah yang terdepan, maka acara tidak akan
tereksekusi maksimal karena mereka jadi mementingkan dirinya sendiri.
Ambil Sisi Positif
Kadang apa yang direncanakan tak
selalu sesuai. Tidak perlu merasa gagal lantas kecewa, hal inilah yang sering
membuat Sie. Acara tidak betah untuk tetap menjadi Sie. Acara bagi acara yang
lain. Niat yang baik adalah permulaan yang baik untuk berkarya lebih ikhlas dan
total. Ingat, Sie. Acara tidak sendirian, mereka punya panitia-panitia lain
yang kerjanya berkorelasi, semua sama pentingnya, semuanya akan bersolusi.
Jadi, untuk apa merasa takut? (intan)
